Данные вакансии представлены всегда в достаточном количестве, ведь без такого сотрудника обходится редкая организация с достаточным количеством персонала. Грамотные специалисты ценятся, и без работы они не останутся.
Обязанности секретаря
Однозначного перечня не существует – в каждой фирме существует определенная сфера ответственности, которая остается за секретарем. Типовые функции:
- Помощь руководителям в организации рабочего процесса.
- Первичное изучение входящей документации, которая рассортировывается и распределяется по подразделениям. Сюда же можно отнести и подготовку исходящей почты.
- Поддержание внутреннего документооборота. Для этого необходимо представлять соответствующие стандарты, которых придерживается конкретная фирма.
- Встреча гостей, приходящих в офис.
- Составление протоколов совещаний. Здесь не помешает грамотная речь, умение кратко формулировать мысли и хотя бы поверхностное понимание сути.
- Организация деловых встреч, совещаний, командировок.
Все в комплексе выходит очень непросто и требует постоянной собранности.
Ожидаемые качества
Само собой, такая специальность подойдет не для всех. От соискателя требуется:
- Ответственное отношение к работе. Ошибки могут очень серьезно сказаться на деятельности всей конторы. Не допускается потеря ни одного документа, ни оставление без внимания порученного процесса.
- Аккуратность.
- Коммуникабельность. Придется находить общий язык с разными людьми.
- Стресоустойчивость. Активный график, постоянное присутствие посетителей, чувство ответственности требует определенный склад ума, и зачастую именно это становится основным препятствием для успешной работы.
- Умение поддерживать стильный, и не вызывающий образ. Секретарь зачастую выступает лицом организации, и при его виде не должно складываться ошибочного впечатления.
- Знание офисного делопроизводства и документооборота.
- Умение работы с офисной техникой и программным обеспечением.
- Знание иностранных языков на уровне общения (при сотрудничестве с зарубежными партнерами).
Опыт работы и наличие рекомендаций от предыдущего работодателя всегда являются значительным преимуществом. Впрочем, где-то могут быть и более простые ожидания, не предполагающие высокого уровня и, соответственно, высокой оплаты. Разброс по вакансиям (как и по резюме) достаточно велик, и к каждому следует подходить индивидуально.
Изучение различных вариантов
Поиск вакансии секретаря в Твери рационально проводить на профильных сайтах, и уже потом понравившиеся предложения рассматривать более конкретно. Необходимо понимать, что соответствующие обязанности могут проходить под другим определением профессии: например, офис-менеджер или помощник руководителя или менеджер и пр.
Желательно сразу же узнать не только размер оклада, но и условия работы, такие как:
- Сфера деятельности. Одно дело, если требуется просто организовывать поток посетителей к директору и изучать почту, а другое – если придется планировать рабочий день администрации и активно её помогать.
- Продолжительность рабочего дня. Зачастую руководство работает не нормировано и ждет, что сотрудники будут его поддерживать в этом начинании.
- Организация рабочего места. Оно должно соответствовать поставленным задачам и быть в меру комфортным.
- Дресс-код. Он не так редко встречается, как может показаться. Выглядеть презентабельно, как уже было отмечено, важно, но под этим может пониматься многое.
С учетом всех этих тонкостей не приходится удивляться тому, что достойные вакансии секретаря могут публиковаться целыми месяцами.
